Mit Versionierungseinstellungen in SharePoint 2016

Mit Versionierungseinstellungen in SharePoint 2016 - Dummies

Der Bereich Versionierungseinstellungen in SharePoint 2016 enthält einige der am meisten nachgefragten Einstellungen in jeder App. Versionierungseinstellungen umfassen die meisten Optionen für die Dokumentenverwaltung oder das Inhaltsmanagement. So ist Ihr neues Dokument / Content Management Mantra Genehmigung, Versionierung, und auschecken. Sie können es im Schlaf sagen. Standardmäßig sind die Einstellungen für "Genehmigung", "Versionierung" oder "Auschecken" nicht in einer Teamwebsite aktiviert.

Der Grund dafür, dass die Versionsverwaltung standardmäßig deaktiviert ist, besteht darin, dass sie viel Speicherplatz in der Datenbank benötigt. Jedes Mal, wenn eine neue Version erstellt wird, wächst die Datenbank. Die Versionierung ist jedoch für jede echte Arbeit wichtig, daher wird empfohlen, sie zu aktivieren.

Wenn Sie diese Optionen bei der Konfiguration Ihrer Websites aktivieren möchten, sollten Sie stattdessen eine Veröffentlichungswebsite verwenden.

Stellen Sie vor der Auswahl dieser Optionen sicher, dass Sie die Geschäftsprozesse Ihres Teams kennen. Wenn Dokumente außerhalb des SharePoint-Prozesses gründlich geprüft und genehmigt werden, empfiehlt es sich möglicherweise nicht, dass Genehmigungseinstellungen oder Auschecken erzwungen werden müssen. Wenn es sich bei Ihren Dokumenten um Bilder handelt, können Sie die Versionierung anwenden oder nicht, wenn die Versionen für Sie nicht wichtig sind und Sie nicht auf eine ältere Version zurückgreifen müssen.

Ziehen Sie die Verwendung mehrerer Dokumentbibliotheksanwendungen in Betracht, und wenden Sie je nach Bedarf unterschiedliche Einstellungen an. Wenn Sie z. B. 100 Dokumente in einer Bibliotheks-App haben und wirklich nur Versionierung und Genehmigung für 5 dieser Dokumente benötigen, können sie möglicherweise in einer Bibliotheks-App mit zusätzlicher Konfiguration platziert werden.

Versionierung kann eine der am meisten missverstandenen Funktionen der SharePoint-Dokumentenverwaltung sein. Die Versionsverwaltung ist ein hilfreicher Schutzmechanismus, da Sie ggf. auf eine frühere Version des Dokuments zurückgreifen können. Versionen in SharePoint sind Kopien desselben Dokuments in verschiedenen Intervallen während der Bearbeitung.

Sie können den Ansichten die Spalte Versionen hinzufügen, damit Benutzer die Version des Dokuments schnell sehen können. Andernfalls erhalten Sie Benutzer, die Versionsinformationen an den Namen oder Titel des Dokuments anhängen, z. B. Employee Handbook v1. 0, Mitarbeiterhandbuch v2. 0 oder dieser, Client_Proposal_Final_v3. 0_FINAL_KW-edited_RW-reviewed_FINAL-DO-NOT-REVISE_02-06-2017_ROSEMARIE-SIGNED-OFF-FINAL_FINAL.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Versionierungseinstellungen anzuwenden oder zu ändern:

  1. Klicken Sie auf der Seite Bibliothekseinstellungen oder Listeneinstellungen auf den Link Versionierungseinstellungen.
    Die Abschnitte auf der Seite Versionierungseinstellungen umfassen Inhaltsgenehmigung, Dokumentversionsverlauf, Entwurfspositionssicherheit und Auschecken erforderlich (nur Bibliotheksanwendungen).
  2. Als Nächstes müssen Sie auswählen, ob Sie die Inhaltsgenehmigung für übermittelte Artikel benötigen. Sie treffen diese Auswahl, indem Sie die Optionsschaltfläche Ja oder Nein auf der Seite Versionierungseinstellungen (Zugriff in Schritt 1) ​​auswählen.
    Wenn Sie Ja als Antwort auf die Anforderung der Inhaltsgenehmigung für übermittelte Artikel ausgewählt haben? Einzelpersonen mit den Berechtigungen Berechtigungen genehmigen können immer Entwurfselemente anzeigen.
    Noch nicht genehmigte Elemente (d. H. Sie sind Entwurfsversionen) sind für Site-Mitglieder oder Besucher nicht sichtbar. Sie können festlegen, wer Sie Entwürfe anzeigen möchten.
  3. Wählen Sie im Abschnitt Dokumentversionsverlauf ein Optionsfeld aus, um anzugeben, ob "Keine Versionierung", "Hauptversionen erstellen", "Haupt- und Nebenversionen erstellen" oder (optional) die Anzahl der zu speichernden Versionen durch Eingabe einer Nummer angegeben werden soll. ..
    Der Standardwert für eine Listen- oder Bibliotheks-App ist "Keine Versionierung". Sie können Hauptversionen (1. 0, 2. 0., 3. 0 usw.) oder Haupt- und Nebenversionen (1. 0, 1. 2., 1. 3, 2. 0 usw.) auswählen. .. Wenn Sie eine der letzten beiden Optionen auswählen, können Sie ein Limit für die Anzahl der Versionen jedes Typs festlegen, indem Sie eine Zahl bis zu 10 000 eingeben.
  4. Wählen Sie aus, wer Entwurfselemente anzeigen kann, indem Sie das Optionsfeld Entwurfspositionssicherheit auswählen. Abschnitt Entwurfssicherheit.
    Dieser Abschnitt ist deaktiviert, es sei denn, Sie erlauben kleinere (Entwurfs-) Versionen oder benötigen die Genehmigung von Inhalten für Ihre Dokumente oder Listenelemente. Im Folgenden sind die drei Optionen aufgeführt, mit denen Sie Entwurfselemente anzeigen können: Jeder Benutzer, der Elemente lesen kann, nur Benutzer, die Elemente bearbeiten können, oder nur Benutzer, die dies genehmigen können (und den Autor).
  5. Legen Sie fest, ob das Auschecken für Benutzer, die Dokumente bearbeiten, erforderlich ist, indem Sie die Optionsschaltfläche Ja oder Nein auswählen.
    Obwohl es manchmal ein mühsames Unterfangen sein kann, einen Checkout durchzuführen, ist dies ein weiterer guter Sicherheitsmechanismus, der sicherstellt, dass die anderen Benutzer ein Dokument nicht mitten in der Modifikation sehen oder mehrere Benutzer gleichzeitig bearbeiten (letztes Speichern gewinnt).
    Sie können Ihren Ansichten die Spalte "Ausgecheckt nach" hinzufügen, damit Benutzer schnell sehen können, wer ein Element ausgecheckt hat.
  6. Klicken Sie auf OK oder Abbrechen.

Wenn Sie auf OK klicken, werden Ihre Versionierungseinstellungen angewendet. Geh und probiere sie aus!

Wenn Sie Dokumente in einer Bibliothek-App anzeigen, können Sie auf die Auslassungspunkte klicken, um ein Kontextmenü anzuzeigen. Dieses Menü ermöglicht es dem Dokumenteditor, das Dokument auszuchecken / einzuchecken, zu genehmigen, einen Arbeitsablauf festzulegen usw. Da das Menü kontextabhängig ist und beispielsweise keine Genehmigung für die Bibliothek oder Liste festgelegt ist, wird Genehmigen nicht im Menü angezeigt. Wenn ein Dokument ausgecheckt ist, wird die Option "Auschecken verwerfen" angezeigt.

Das Kontextmenü eines Dokuments.

In den meisten Fällen navigieren Teammitglieder mithilfe eines Browsers zur Website, um mit Listen-Apps zu arbeiten. Denken Sie jedoch darüber nach, wie Ihr Team mit Dokumenten interagiert. Sie können mit dem Browser zu einer App navigieren, aber sie können auch von einem Lesezeichen aus verknüpfen oder das Dokument direkt aus der Bearbeitungsanwendung öffnen (z. B. Word, Excel oder PowerPoint). Obwohl aktuelle Versionen von Office die App-Einstellungen der SharePoint-Bibliothek unterstützen und mit diesen interagieren, wissen Benutzer möglicherweise nicht, wo diese Befehle zu finden sind.

Vermeiden Sie Frust, indem Sie sich ein wenig Zeit nehmen, um die Einstellungen und Optionen mit Ihrem Team zu überprüfen. Die Schulung zu diesen Dokumentenverwaltungsoptionen ist eine der ersten Empfehlungen für den Erfolg der SharePoint-Zusammenarbeit, insbesondere für Teams mit vielen Mitgliedern oder Mitwirkenden.