Outlook und Outlook Alerts und SharePoint Online

Outlook und Outlook Alerts und SharePoint Online - Dummies

Mit Outlook 2010 und SharePoint Online-Integration, können Sie Dokumentbibliotheken mit Outlook synchronisieren und die Dokumente im integrierten Outlook-Viewer anzeigen. Sie können auch Listen wie Kalender, Aufgaben und Kontakte in Outlook abrufen und sogar offline damit arbeiten, da Sie wissen, dass bei einer erneuten Verbindung mit dem Internet Ihre Updates wieder mit SharePoint synchronisiert werden.

Klicken Sie für beide Bibliotheken und Listen auf die Option Mit Outlook verbinden auf der Multifunktionsleiste, und befolgen Sie die Eingabeaufforderungen, um sie mit Outlook zu synchronisieren. Sie müssen dies für jede der Bibliotheken und Listen durchführen, die Sie in Outlook abrufen möchten.

Wenn Sie Outlook verwenden, um eigene Aufgaben getrennt von Ihren Teamaufgaben in SharePoint zu verwalten, können Sie jetzt sowohl Ihre Outlook-Aufgaben als auch SharePoint-Aufgaben zusammenfassen, um sicherzustellen, dass Sie nicht vergessen, Milch von der Lebensmittelladen auf dem Heimweg, während Sie damit beschäftigt sind, großartige Arbeit für Ihr Team zu leisten.

Ziehen Sie einfach Ihre SharePoint-Aufgabenliste in Outlook und Sie sehen, dass alle Aufgaben, die Ihnen aus der SharePoint-Liste zugewiesen wurden, jetzt zusammen mit den Aufgaben, die Sie in Outlook für Sie erstellt haben, in Ihrer Aufgabenliste angezeigt werden. Sie können die To-Do-Liste auf zwei Arten anzeigen:

  • Klicken Sie im Outlook-Navigationsfenster auf der linken Seite auf Aufgaben und wählen Sie unter Meine Aufgaben die Aufgabenliste aus.

  • Suchen Sie in der Aufgabenleiste in Outlook auf der rechten Seite nach Ihrer Aufgabenliste unter dem Kalender. Wenn Sie die To-Do-Leiste nicht sehen können, ist sie wahrscheinlich versteckt. Zeigen Sie es an, indem Sie im Menü auf Ansicht klicken, in der Multifunktionsleiste auf das Symbol Aufgabenleiste klicken und dann Normal auswählen.

Wenn Sie lieber E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, um die Übersicht über SharePoint-Dokumentbibliotheken und Listen zu behalten, richten Sie stattdessen Outlook-Benachrichtigungen ein. Befolgen Sie diese Schritte:

  1. Klicken Sie in Ihrer Teamwebsite auf ein Abonnement für professionelle und kleine Unternehmen (P-Plan) und klicken Sie oben rechts auf das Menü "Benutzereinstellungen". Wenn Sie ein Enterprise-Abonnement (E-Plan) haben, klicken Sie auf Ihren Namen in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms.

  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Meine Einstellungen aus.

  3. Klicken Sie auf Meine Benachrichtigungen.

  4. Klicken Sie auf Benachrichtigung hinzufügen.

  5. Wählen Sie die Liste oder Bibliothek aus, zu der Sie benachrichtigt werden möchten.

    Sie können nur jeweils eins auswählen.

  6. Geben Sie Ihre Optionen für die Warnung ein.

    Zu ​​den Optionen gehören Häufigkeit, an wen sie gesendet werden sollen, Zustellungsmethode, wann die Warnung gesendet werden soll und so weiter.

  7. Klicken Sie auf OK.

Eine weitere Möglichkeit zum Einrichten von Warnmeldungen besteht darin, zu Ihrer Dokumentbibliothek oder -liste zu wechseln, zu "Bibliothekstools" auf der Multifunktionsleiste zu wechseln und auf "Benachrichtigen" zu klicken. Befolgen Sie die Anweisungen.

Sie werden per E-Mail benachrichtigt, dass Sie Ihre Benachrichtigung erfolgreich eingerichtet haben.