Organisation Ihrer Mail in Outlook 2016

Organisieren Ihrer Mail in Outlook 2016 - Dummies

Briefkasten aufgeblasen. Jeder bekommt es mit der Zeit. Ihr Outlook 2016-Posteingang füllt sich mit Nachrichten, die Sie nicht löschen oder ablegen konnten. Bevor Sie sich darüber im Klaren sind, haben Sie Tausende von Nachrichten, die Speicherplatz in Ihrer Datendatei einnehmen und Sie daran hindern, die neuen Inhalte einfach zu durchsuchen. Hier sind einige Ideen zum Aufbrechen dieser Verstopfung.

Konversationen bereinigen

Eine Konversation ist ein E-Mail-Austausch, der aus mehreren Hin- und Her-Nachrichten besteht. Da die meisten Leute einfach Reply drücken, um eine Konversation fortzusetzen, ohne den gesamten vorherigen Text zu löschen, werden Sie mit vielen Nachrichten konfrontiert, die im Grunde Teilmengen des jeweils anderen sind. Die Konversationsbereinigungsfunktion durchläuft diese und findet diese, wobei alle Nachrichten gelöscht werden, die vollständig in mindestens einer anderen Nachricht enthalten sind.

Wählen Sie Start → Aufräumen → Gespräch aufräumen, um diese Funktion für eine bestimmte Nachricht zu verwenden. (Wählen Sie zuerst die Nachricht aus.) Um einen ganzen Ordner zu bereinigen, wählen Sie Start → Aufräumen → Ordner bereinigen. Wenn Sie dies für alle Ihre E-Mail-Ordner tun möchten, wählen Sie den Posteingang und anschließend Start → Aufräumen → Ordner und Unterordner bereinigen aus.

Archivieren alter Nachrichten

Sie können Outlook so einstellen, dass Nachrichten mit bestimmten Eigenschaften archiviert werden, z. B. solche, die älter als ein bestimmtes Datum sind. Wenn Sie Nachrichten archivieren, werden diese in eine separate Datei namens Archiv verschoben. PST. Wenn Sie Ihre Outlook-Hauptdatei löschen, wird sie kleiner, sodass Outlook schneller startet. Sie können die Archivdatendatei jederzeit öffnen, wenn Sie auf etwas in ihr zurückgreifen müssen.

Um Nachrichten zu archivieren, wählen Sie Datei → Info → Postfachbereinigung → Archivieren. Legen Sie Ihre Einstellungen im Dialogfeld Archiv fest und klicken Sie auf OK.

Um die Archivdatendatei zu einem späteren Zeitpunkt zu öffnen, wählen Sie Datei → Öffnen und Exportieren → Outlook-Datendatei öffnen. Navigieren Sie zur Archivdatei, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf OK. Die Archivdatei wird nun im Navigationsbereich links angezeigt. Sie können dort genauso arbeiten wie Ihre Hauptdatei.

Für eine noch gründlichere Bereinigung wählen Sie Datei → Info → Postfachbereinigung → Postfachbereinigung. Im Dialogfeld Mailbox Cleanup können Sie Parameter für die automatische Archivierung festlegen. Beispielsweise können Sie Elemente finden, die älter als eine bestimmte Anzahl von Tagen oder größer als eine bestimmte Anzahl von Kilobyte sind.

E-Mail-Ordner erstellen

Eine effektive Methode zum Organisieren Ihrer E-Mails ist das Erstellen von Unterordnern für Ihren Posteingang. Dann können Sie Nachrichten in einen der Unterordner verschieben, um sie aus dem Posteingang zu entfernen. Sie könnten beispielsweise einen Unterordner für jede Organisation haben, für die Sie sich freiwillig melden, oder einen Unterordner für jedes Familienmitglied, das Ihnen Nachrichten sendet.

Um einen neuen Ordner zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste im Navigationsbereich auf den Ordner Posteingang und wählen Sie Neuer Ordner. Geben Sie den neuen Ordnernamen ein und drücken Sie die Eingabetaste. Ziehen Sie dann Nachrichten aus Ihrem Posteingang auf den Namen des neuen Ordners im Navigationsbereich.

Mail-Handling-Regeln erstellen

Es ist großartig, mehrere Mail-Ordner zu haben, aber Sie müssen daran denken, Nachrichten per Drag-and-Drop in diese Ordner zu ziehen. Glücklicherweise können Sie den Prozess automatisieren, indem Sie Regeln für die Postbearbeitung erstellen. Eine Regel könnte die E-Mail-Adresse des Absenders auswerten und die Nachricht in einen Unterordner umleiten, wenn dieser beispielsweise von einer bestimmten Person stammt.

Um eine Mail-Bearbeitungsregel zu erstellen, beginnen Sie mit einer ausgewählten Nachricht, die die gewünschten Kriterien erfüllt. Wählen Sie dann Start → Regeln → Regel erstellen. Füllen Sie dann das Dialogfeld aus, um die Nachricht zu beschreiben, auf die Sie zielen möchten. Beispielsweise können Sie angeben, was das Thema enthält oder an wen es gesendet wird. Klicken Sie auf Erweiterte Optionen, um weitere Auswahlmöglichkeiten anzuzeigen.

Um es einzurichten, wählen Sie Datei → Teilen → Online präsentieren → Online präsentieren. Ein Link wird angezeigt. Kopieren Sie diesen Link und senden Sie ihn per SMS, E-Mail oder auf jede andere Art an Ihre Zielgruppe. Warten Sie, bis sie es erhalten haben, und klicken Sie dann im angezeigten Dialogfeld auf die Schaltfläche Präsentation starten, um die Show zu starten.