Organisieren von Informationen mit Outlook 2007 Kategorien

Organisieren von Informationen mit Outlook 2007 Kategorien - Attrappen

Eine gute Sammlung von Informationen ist sehr wertvoll. Sie können jedoch nicht den vollen Wert aus einer Liste von Kontakten oder Aufgaben herauspressen, wenn Sie nicht schnell wissen, welche Elemente wichtig sind und welche nicht. Mit der Funktion "Kategorien" in Outlook können Sie unterscheiden, was dringlich ist und was warten kann.

Zuweisen einer Kategorie

Wenn Sie Outlook 2007 zum ersten Mal einrichten, können Sie herausfinden, welche Kategorien verfügbar sind, indem Sie oben auf dem Bildschirm "Eingang" auf die Schaltfläche "Kategorisieren" klicken, rechts neben der Schaltfläche "Weiterleiten" oder Aktionen -> Kategorisieren. Die Schaltfläche Kategorisieren sieht aus wie ein kleines, mehrfarbiges Tic-Tac-Toe-Quadrat. Mehrere andere Outlook-Module zeigen außerdem die Schaltfläche Kategorisieren an. es macht die gleiche Arbeit, wo immer Sie es finden. Wenn Sie auf die Schaltfläche "Kategorisieren" klicken, wird eine Liste von (Überraschungs-!) Kategorien angezeigt, die jeweils nach einer Farbe benannt sind. Wenn Sie Ihre Artikel einfach mit der Standardeinstellung farbcodieren möchten, ist der Vorgang recht einfach.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einem Element eine Kategorie zuzuweisen:

1. Klicken Sie auf das Element, das Sie kategorisieren möchten.

Der Eintrag ist hervorgehoben.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Kategorisieren" und wählen Sie die gewünschte Kategorie aus der Liste aus.

Im Element wird ein farbiger Block angezeigt, um anzugeben, welche Kategorie Sie auswählen.

Sie können jedem Element mehrere Kategorien zuweisen, obwohl es zu verwirrend sein kann, wenn Sie zu viele Elemente hinzufügen, als wenn Sie überhaupt keine Kategorien zuweisen.

Eine Kategorie umbenennen

Sie können jeder Farbe einen Namen zuordnen, damit Sie wissen, warum Sie einem bestimmten Objekt eine bestimmte Kategorie zuweisen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Kategorie umzubenennen:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kategorien und wählen Sie Alle Kategorien aus.

Das Dialogfeld Farbkategorien wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf die Kategorie, die Sie umbenennen möchten.

Die ausgewählte Kategorie ist hervorgehoben.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Umbenennen".

Die Kategorie, die Sie in Schritt 2 auswählen, ist von einer Box umgeben, um anzuzeigen, dass Sie sie bearbeiten können.

4. Geben Sie den neuen Namen ein, den Sie dieser Kategorie zuweisen möchten.

Der eingegebene Name wird anstelle des alten Namens angezeigt.

5. OK klicken.

Das Dialogfeld Farbkategorien wird geschlossen.

Wenn Sie den Namen einer Kategorie ändern, die Sie bereits bestimmten Outlook-Elementen zugewiesen haben, ändert sich dieser Kategoriename automatisch für diese Elemente.

Ändern einer Kategoriefarbe

Sie können die Farbe einer Kategorie sowie ihren Namen ändern. Die Zuordnung von einprägsamen Farben kann wichtige Hinweise darauf geben, wie Ihre Arbeit verläuft oder wie gut Sie mit aktuellen Projekten mithalten können.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Farbe einer Kategorie zu ändern:

1.Klicken Sie auf die Schaltfläche Kategorien und wählen Sie Alle Kategorien aus.

Das Dialogfeld Farbkategorien wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf die Kategorie, der Sie eine neue Farbe zuweisen möchten.

Die ausgewählte Kategorie ist hervorgehoben.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Farbe.

Eine Dropdown-Liste mit den Farben, die Sie auswählen können, wird angezeigt.

4. Klicken Sie auf die Farbe, die Sie zuweisen möchten.

Die ausgewählte Farbe wird anstelle der alten Farbe angezeigt.

5. OK klicken.

Das Dialogfeld Farbkategorien wird geschlossen.

Sie können auch Keine auswählen und eine farblose Kategorie erstellen. Das ist irgendwie eintönig, aber wenn es zu deiner Stimmung passt, dann mach es. Möglicherweise möchten Sie farblose Kategorien erstellen, da Outlook nur 25 Farben bietet und Sie möglicherweise mehr als 25 Kategorien haben. Aber nachdem Sie 25 Kategorien hinter sich haben, sollten Sie die Anzahl der Kategorien reduzieren, um Verwirrung zu vermeiden.

Zuweisen einer Kategorie-Tastenkombination

Sie können jeder Kategorie eine Tastenkombination zuweisen, mit der Sie eine Kategorie zuweisen können, ohne Ihre Maus zu berühren. Das ist sehr praktisch, wenn Sie einen Bildschirm mit E-Mail-Nachrichten oder Aufgaben durchgehen und alles in eine bestimmte Reihenfolge bringen möchten.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einer Kategorie eine Tastenkombination zuzuweisen:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kategorien und wählen Sie Alle Kategorien aus.

Das Dialogfeld Farbkategorien wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf die Kategorie, der Sie eine Tastenkombination zuweisen möchten.

Die von Ihnen ausgewählte Kategorie wird hervorgehoben, um anzuzeigen, dass Sie sie ausgewählt haben.

3. Klicken Sie auf das Kontextmenü.

Die Liste der Tastenkombinationen wird angezeigt.

4. Klicken Sie auf die Tastenkombination, die Sie zuweisen möchten.

Der Name der Tastenkombination, die Sie auswählen, wird rechts von der Kategorie angezeigt.

5. OK klicken.

Sie können einer Kategorie nicht mehr als eine Tastenkombination zuweisen. das wäre verwirrend. Sie können einem Artikel jedoch mehr als eine Kategorie zuordnen.