Offlinezugriff mit SharePoint Online Workspace

Offlinezugriff mit SharePoint Online Workspace - Dummies

Microsoft SharePoint Workspace ist der früher als Microsoft Office Groove bekannte Künstler, eine Desktop-Anwendung für Personen, die online und offline an Dokumenten arbeiten möchten. Es ist im Lieferumfang von Office 2010 enthalten und bietet eine ähnliche Benutzeroberfläche wie Windows Explorer zum Anzeigen und Bearbeiten von Dateien und Listen von einer SharePoint-Website aus.

SharePoint Workspace ist einfach einzurichten, bietet sofortigen Zugriff auf die neueste Version von Dokumenten in einer Bibliothek und bietet eine robuste Suchfunktion. Sie können grundlegende SharePoint-Aufgaben ausführen, z. B. Dokumente ein- und auschecken, Verknüpfungen zu Dateien kopieren, Dokumente zwischen Ordnern ziehen (einschließlich Ordner von Ihrem lokalen Laufwerk), schnell auf den Versionsverlauf einer Datei zugreifen und vieles mehr!

Einrichten von SharePoint Workspace

Das Synchronisieren Ihrer SharePoint-Website mit SharePoint Workspace ist schnell und einfach. Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Wechseln Sie auf Ihrer SharePoint Online-Website zu Website-Aktionen → Mit SharePoint-Arbeitsbereich synchronisieren.

  2. Klicken Sie im Fenster "Mit SharePoint-Arbeitsbereich synchronisieren" auf "OK".

    SharePoint Workspace synchronisiert Ihre Site mit einer lokalen zwischengespeicherten Kopie auf Ihrer Festplatte.

  3. Nachdem die Synchronisierung abgeschlossen ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Arbeitsbereich öffnen, um eine Explorer-ähnliche Ansicht Ihres SharePoint-Website-Inhalts anzuzeigen.

SharePoint Workspace unterstützt noch keine SharePoint Online-Kalender, keine Wiki-Seite und keine Umfrage zum Drucken dieses Buchs. Eine Gantt-Ansicht der Projektaufgabenlisten wird ebenfalls nicht unterstützt. Beachten Sie außerdem, dass Sie nur Anlagen öffnen können, um Elemente schreibgeschützt aufzulisten. Zu guter Letzt werden Listen und Bibliotheken, die durch Information Rights Management (IRM) geschützt sind, nicht angezeigt.

Wenn Sie lieber einzelne Listen oder Bibliotheken als die gesamte Site synchronisieren möchten, wechseln Sie einfach zu Ihrer Liste oder Bibliothek, klicken auf Bibliothek oder Liste unter Extras auf der Multifunktionsleiste und klicken dann auf die Schaltfläche Mit SharePoint-Arbeitsfläche synchronisieren.

Synchronisieren von Dokumentbibliotheken und Listen

SharePoint Workspace bietet direkte bidirektionale Synchronisierung für Ihre Bibliotheken und Listen zwischen Ihrem Computer und Ihrer SharePoint-Website. Die Synchronisierung findet alle 15 Minuten oder jederzeit mit einer manuellen Aktualisierung statt.

Um eine manuelle Synchronisierung durchzuführen, klicken Sie auf das Menü Synchronisieren und dann auf die grüne Schaltfläche Synchronisieren auf der linken Seite.

Wenn Sie Speicher auf Ihrer Festplatte freigeben müssen und eine Liste oder Bibliothek vom SharePoint Workspace trennen möchten, klicken Sie einfach auf die Liste oder Bibliothek, wählen Synchronisierungseinstellungen ändern aus dem Menü Sync und klicken dann auf Verbindung trennen [Bibliothek oder list] "von Server.

Durch Klicken auf Synchronisierungsstatus im Menü Synchronisieren erhalten Sie weitere Informationen zum Synchronisierungsstatus für Ihre Bibliotheken und Listen.