Büro 365 Für Dummies Cheat Sheet

Büro 365 Für Dummies Cheat Sheet - Dummies

Von Rosemarie Withee, Ken Withee, Jennifer Reed

Wie bei jeder Unternehmenssoftware besteht der einfache Name von Office 365 aus vielen verschiedenen Teilen und Stücken. Alle beweglichen Teile in den Griff bekommen und Jargon kann eine herausfordernde Aufgabe sein. Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen kurzen Überblick über die Produkte, Technologien, Konzepte und Akronyme, aus denen die Office 365-Landschaft besteht.

Arbeiten mit der Office 365-Produktsuite

Das Office 365-Dienstangebot von Microsoft umfasst mehrere Produktivitätstechnologien, die miteinander verwoben wurden, um eine nahtlose Lösung in der Cloud für einen modernen Arbeitsplatz bereitzustellen. Verwenden Sie diesen Verweis, um die vier Schlüsseltechnologien in Office 365, deren Zweck und Probleme, die sie lösen sollen, schnell in den Griff zu bekommen.

Komponente Beschreibung
SharePoint Online Die Online-Version von SharePoint ist eine Servertechnologie, die die Zusammenarbeit und Kommunikation am Arbeitsplatz durch Echtzeit-Coauthoring-Funktionen für in Bibliotheken gespeicherte Dokumente fördert. Es ist auch ein Content-Management-System (CMS), das den Prozess zur Erstellung und Pflege von Intranets und Websites rationalisiert.
Exchange Online Exchange, die E-Mail-Server-Technologie von Microsoft, wurde zum sicheren Verwalten von E-Mails, Kalendern, Kontakten und Aufgaben im Unternehmen entwickelt. Exchange Online vereinfacht die Verwaltung und Verwaltung dieser Technologie, da die mit den Servern verbundene hohe Belastung jetzt von Microsoft übernommen wird. Dieser Dienst ermöglicht es Benutzern, ihre E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben auf vielen Geräten zu synchronisieren sowie auf webbasierte E-Mail-Adressen zuzugreifen, wenn eine Internetverbindung verfügbar ist, ohne komplizierte virtuelle Privatverbindungen.
Skype for Business Bei Skype for Business handelt es sich um die Unternehmensversion von Skype, der beliebten Konsumentenlösung für Kommunikation und Konferenzen. Es bietet robuste Funktionen für Instant Messaging, geplante und Ad-hoc-Meetings, Webkonferenzen und sogar Live-Übertragungen über das Internet. Mit Skype for Business können Sie Online-Besprechungen durchführen und gleichzeitig nützliche Funktionen für Geschäftsumgebungen nutzen, z. B. Bildschirmfreigabe, Whiteboard-Sitzungen, gemeinsame Notizen und Besprechungsaufzeichnungen. Besprechungsteilnehmer ohne Office 365-Abonnements können nach der Installation eines Plug-ins über einen Webbrowser an Besprechungen teilnehmen.
Office Professional Plus Office Professional Plus ist die gebündelte Sammlung von Produktivitätsanwendungen, die von über einer Milliarde Information Worker auf der ganzen Welt verwendet werden. Es enthält Word für die Textverarbeitung, Excel für Tabellenkalkulationen, PowerPoint für Präsentationen, Outlook für E-Mails, OneNote für digitale Notizen und Publisher für Desktop Publishing.

Grundlegende Komponenten von SharePoint Online verstehen

SharePoint Online enthält eine Vielzahl von Funktionen. Die Begriffe und Akronyme können entmutigend sein. Verwenden Sie diesen Verweis, um die Komponenten von Microsoft SharePoint schnell zu verstehen.

Komponente Beschreibung
Websitesammlung Eine SharePoint-Websitesammlung ist eine Website oder übergeordnete Website der höchsten Ebene, die andere Unterwebsites enthält. Jede Websitesammlung behält ihre eigenen Sicherheitseinstellungen bei. In einer Websitesammlung vorgenommene Anpassungen sind für andere Websitesammlungen nicht verfügbar. Der Websitesammlungsadministrator hat die gesamte Websitesammlung einschließlich der untergeordneten Websites überblickt.
Websites oder Unterwebsites Websites oder Unterwebsites sind untergeordnete Websites in einer Websitesammlung. Standardmäßig können sie Berechtigungseinstellungen von der Websitesammlung erben, aber der Websitebesitzer kann auswählen, diese Berechtigungen nicht mehr zu übernehmen. Websites können mit einem einzigartigen Look and Feel von anderen Websites innerhalb der Websitesammlung angepasst werden.
Listen Eine SharePoint-Liste ist einfach eine Liste von Daten, ähnlich einer Excel-Tabelle. Es enthält Zeilen und Spalten zum Organisieren, Filtern und Sortieren von Daten. Beispielsweise kann ein Registrierungsformular für ein Ereignis in einer SharePoint-Liste erfasst werden. Der Vorteil gegenüber einer Tabellenkalkulation liegt darin, dass dem Benutzer ein Formular angezeigt werden kann, mit dem Daten einfach erfasst werden können.
Dokumentbibliotheken Eine Dokumentbibliothek ist ein Mechanismus zum Speichern von Inhalten in SharePoint Online und OneDrive for Business. Es ist im Wesentlichen eine SharePoint-Liste, aber entworfen, um Dokumente zu speichern. Es ermöglicht die Zusammenarbeit von Dokumenten mit Co-Authoring-Funktionen in Echtzeit und macht die Speicherung mehrerer Versionen desselben Dokuments überflüssig.
Wiki-Seiten Eine Wiki-Seite ist eine spezialisierte Seite innerhalb einer Bibliothek in SharePoint, die es Benutzern ermöglicht, zusammenzuarbeiten und Inhalte auf der Seite einzubringen. Wie der Name schon sagt (Wiki bedeutet "schnell" in Hawaiianisch), können Inhalte im laufenden Betrieb aktualisiert werden, und Sie können Bilder, Textformatierungen, Hyperlinks und mehr hinzufügen. Wikis können für die Verwendung durch ein kleines Projektteam mithilfe von Wiki-Seiten skaliert werden, die über eine Wiki-Site für die gesamte Organisation implementiert werden.
Blogs Blogs in SharePoint sind einfach Websites, die Listen und Bibliotheken enthalten. SharePoint-Blogs funktionieren auf die gleiche Weise wie Blogs im Internet, um Ideen und Informationen zu vermitteln. Ein SharePoint-Blog kann die Berechtigungen von der übergeordneten Website erben und dadurch die Verwaltung von Benutzern rationalisieren, die Zugriff auf ein Blog haben.
Diskussionsforen Eine Diskussionsrunde ermöglicht Online-Diskussionen im gesamten Unternehmen. Es bietet ein Forum, in dem Menschen einen Dialog führen können, in dem sie Fragen und Antworten posten können, die im gesamten Unternehmen eingesehen werden können. Während sowohl Blogs als auch Diskussionsforen als Plattform für die Kommunikation dienen können, besteht der Hauptunterschied darin, dass ein Blog auf einer SharePoint-Websitestruktur aufgebaut ist, während ein Diskussionsforum einfach eine SharePoint-Liste ist.

Grundlegende Komponenten von Exchange Online

Die zugrundeliegende Technologie, die das Messaging in der Geschäftsklasse (E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben) in Microsoft Outlook oder deren Cloud-Cousin Outlook Online unterstützt, ist Exchange Online.Als einer der Dienste in Office 365 bietet Exchange Online jedoch mehr als nur Messaging. Es ermöglicht Nachrichtenrichtlinien und -konformität, Verschlüsselung, Spam- und Malware-Schutz sowie eine Vielzahl von Funktionen für die Produktivität am Arbeitsplatz. Verwenden Sie diesen Verweis, um schnell die am häufigsten verwendeten Messagingfunktionen von Exchange Online zu verstehen.

Komponente Beschreibung
E-Mail In der Geschäftswelt dominiert E-Mail als primäres Kommunikationsmittel. E-Mails in Exchange Online ermöglichen Ihnen die Synchronisierung Ihrer Nachrichten über mehrere Geräte hinweg. Wenn Sie auf eine E-Mail von Ihrem Mobilgerät antworten, wird dieselbe Antwort auf Ihrer Desktopanwendung angezeigt.
Kalender Mit einem Kalender in Exchange Online können Sie nicht nur Termine speichern und Besprechungen einrichten, sondern auch "Frei / Gebucht" -Informationen für Personen in Ihrer Organisation anzeigen. Das Einrichten von Besprechungen wird weniger mühsam, da die "Frei / Gebucht" -Information die Verfügbarkeit der Besprechungsteilnehmer anzeigt.
Kontakte In der heutigen vernetzten Welt ist es wichtig, dass Sie alle Ihre Kontakte speichern können. Mit Exchange Online werden Unternehmenskontakte in der globalen Adressliste (GAL) gespeichert. Mit der GAL können Sie direkt über die Outlook-Desktopanwendung oder über Outlook Online auf Informationen zu Personen wie Organisationshierarchie, Verfügbarkeit und sogar E-Mail-Statistiken Ihrer Interaktion mit ihnen zugreifen.
Aufgaben In der heutigen "always on" Welt ist es leicht, abgelenkt zu werden und am Ende viele Dinge zu tun, ohne am Ende des Tages viel zu erreichen. Mit Aufgaben in Outlook können Sie Ihre Aufgaben verwalten, Flags und Erinnerungen festlegen, Kategorien definieren und sogar eine Aufgabe einer anderen Person zuweisen und deren Status verfolgen. Genau wie die anderen Funktionen in Outlook können Aufgaben mit mehreren Geräten synchronisiert und in native Aufgabenanwendungen für mobile Geräte integriert werden.

Wichtige Komponenten von Skype for Business verstehen

Sie können Skype for Business verwenden, um auf viele verschiedene Arten zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Die Sofortnachrichtenfunktion von Skype for Business ist ein großartiges Tool für Echtzeit-Diskussionen, statt E-Mails hin und her zu handeln. Sie können auch ein Ad-hoc-Meeting mit Menschen auf der ganzen Welt durchführen, einschließlich Aufnahme-, Abruf-, Bildschirmfreigabe- und Whiteboard-Funktionen. Verwenden Sie diese Referenz, um ein Verständnis der Komponenten von Skype for Business zu erlangen.

Komponente Beschreibung
Besprechungen Führen Sie geplante und spontane Besprechungen und Webkonferenzen bequem von zu Hause oder von Ihrem Büro aus mit Skype for Business durch. Während des Meetings können Sie entweder Ihren gesamten Desktop oder einzelne Anwendungen freigeben, um Ihre Zusammenarbeit zu verbessern. Fügen Sie Ihrem Meeting eine Interaktion mit einem virtuellen Whiteboard hinzu. Teilnehmer können zeichnen, Text eingeben und Inhalte hervorheben. Bei Bedarf können Sie das Meeting auch aufzeichnen. Die Skype for Business-Besprechungsfunktionalität ist eng mit Exchange Online integriert. Das Einrichten eines Meetings in Outlook mit einem Skype for Business-Link erfordert nur wenige Mausklicks.
Messaging Instant Messaging (IM) in Skype for Business ist eine großartige Möglichkeit für Information Worker, in Verbindung zu bleiben und Echtzeit-Diskussionen zu führen.IM-Text in Skype for Business ist verschlüsselt und sicher. Daher ist er eine ideale Lösung für die Aufrechterhaltung von Datenschutz und Sicherheit im Unternehmen.
Sprache Mit dem richtigen Plan kann Skype for Business über Sprachfunktionen für Unternehmen verfügen, die sowohl öffentliche Telefonnetztelefonie (PSTN) als auch Einwahlkonferenzen ermöglichen. Den Benutzern des Dienstes kann eine Telefonnummer zugewiesen werden, sie können Anrufe von Personen außerhalb des Unternehmens tätigen und empfangen, über eine Voicemailbox verfügen und Voicemails transkribieren und an den Outlook-Posteingang des Benutzers senden.
Video Verwenden Sie die Videofunktionen in Skype for Business für ein nahezu direktes Meetingerlebnis. Durch das Teilen von Videos während eines Meetings wird die Interaktion verbessert und das Risiko von fehlenden sozialen Hinweisen während eines Gesprächs minimiert. High-Definition-Webcams sind zu sehr niedrigen Preisen erhältlich, so dass Video-Sharing in Skype for Business eine gute Alternative für persönliche Meetings sein kann, die Reisen erfordern.

Grundlegende Komponenten von Office Professional Plus

Microsoft Office Professional Plus umfasst eine Reihe von Produktivitätsanwendungen, die auf dem Computer eines Benutzers mithilfe der Click-to-Run-Technologie in Office 365 installiert werden. Die Installation ist schnell und einfach. Wenn die Anwendungen zur Verwendung bereit sind, werden die Updates im Hintergrund bereitgestellt, sodass Benutzer immer Zugriff auf die neueste Version der Office-Anwendungen haben. Verwenden Sie diese Referenz, um die Verwendung der in Office Professional Plus verfügbaren Anwendungen zu verstehen.

Komponente Beschreibung
Wort Wird häufig für die Textverarbeitung wie das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten verwendet.
Excel Eine Tabellenkalkulationsanwendung für die Datenanalyse und numerische Bearbeitung.
PowerPoint Eine Präsentationsanwendung, ideal für die Kommunikation von Konzepten und Ideen, Verkaufsvorstellungen und mehr.
Outlook Eine Anwendung, die für E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Kalender verwendet wird. Zu den Funktionen für die Kalenderfunktion gehören die Planung von Besprechungen (mit Integration von Skype for Business), die Reservierung von Besprechungsräumen und anderen Ressourcen sowie die Sichtbarkeit von Frei / Gebucht-Informationen.
OneNote Eine Anwendung zum digitalen Erfassen und Organisieren von Notizen.
Publisher Eine Anwendung für Desktop Publishing. Sie können Broschüren, Newsletter, Postkarten, Grußkarten, Visitenkarten und mehr erstellen und freigeben. Es kommt mit toll aussehenden Vorlagen, so dass Sie schnell ohne vorherige Desktop-Publishing-Erfahrung beginnen können.
Zugriff Eine Datenbankanwendung zum Erfassen, Speichern, Bearbeiten und Berichten von Daten.
InfoPath Eine Anwendung, die entworfen wurde, um nützliche und nützliche Formulare zu erstellen, mit denen Daten von Personen gesammelt werden.
Skype for Business Wenn Sie sich bei der Arbeit mit anderen Personen verbinden müssen, ist Skype for Business das richtige Tool für Sie. Funktionen wie Instant Messaging, Webkonferenzen, Bildschirmfreigabe, Abruf und Whiteboards steigern die Produktivität.