Arbeiten mit Office-Dateien (Dokumente, Arbeitsmappen und Präsentationen) auf dem iPad

Arbeiten mit Office-Dateien (Dokumente, Arbeitsmappen und Präsentationen) auf dem iPad - Dummies

Sie haben jetzt Office auf Ihrem iPad. Groß! Hier sind ein paar Tipps. Dateien gehen in Office mit unterschiedlichen Namen. Eine Word-Datei wird als Dokument bezeichnet. Eine Excel-Datei wird als Arbeitsmappe bezeichnet. und eine PowerPoint-Datei wird als -Präsentation bezeichnet. Mit jedem Namen werden Sie froh sein zu wissen, dass die Techniken zum Erstellen, Öffnen, Speichern und Benennen von Dateien die gleichen sind.

Wie Office für das iPad Dateien

Office für das iPad funktioniert unter der Annahme, dass Ihr iPad immer mit dem Internet verbunden ist und Sie Ihre Dateien auf OneDrive, dem Online-Dateispeicher von Microsoft, speichern möchten. Sie können jedoch Dateien auf dem iPad selbst speichern. Darüber hinaus können Sie Dateien zwischen dem iPad und OneDrive hin und her bewegen.

In Word, Excel und PowerPoint für das iPad werden alle Dateioperationen über das Office-Fenster und das Menü Datei ausgeführt. Um mit Dateien umzugehen, schauen Sie in die obere linke Ecke des Bildschirms und tippen Sie auf die Schaltfläche Office oder File. Durch Tippen auf Büro wird das Office-Fenster geöffnet. Durch Tippen auf Datei öffnet sich das Menü Datei:

  • Office-Fenster: Bietet Befehle zum An- und Abmelden von OneDrive, zum Erstellen von Dateien und zum Öffnen von Dateien.

  • Menü Datei: Bietet Befehle zum Benennen, Duplizieren, Wiederherstellen und Drucken von Dateien sowie zum Anzeigen der Eigenschaften einer Datei.

Öffnen einer Datei

Wenn Sie Word, Excel oder PowerPoint für das iPad starten, öffnen Sie auch die Datei, die beim letzten Ausführen der App geöffnet war. Ist das die Datei, an der Sie arbeiten wollen? Wenn dies nicht der Fall ist, befolgen Sie diese Schritte, um eine Datei zu öffnen:

  1. Tippen Sie auf die Schaltfläche Büro.

    Das Office-Fenster wird geöffnet.

  2. Tippen Sie auf Öffnen.

  3. Wechseln Sie zu der Datei, die Sie öffnen möchten.

    Es kann auf OneDrive, auf Ihrem iPad oder an einem anderen Ort gespeichert werden.

    • OneDrive: Tippen Sie auf ein Laufwerk. Möglicherweise sehen Sie einige Ordnernamen. Wenn sich die Datei in einem Ordner befindet, tippen Sie auf den Namen des Ordners, um ihn zu öffnen.

      Um eine Datei auf OneDrive zu öffnen, müssen Sie sich bei Ihrem Office 365-Konto angemeldet haben. Tippen Sie zum Anmelden auf die Office-Schaltfläche, tippen Sie zweimal auf Ihren Namen und geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.

    • iPad: Tippen Sie auf iPad, um eine Datei zu öffnen, die lokal auf Ihrem iPad gespeichert ist.

    • Ein anderer Speicherort: Wenn Sie einen Speicherort für Dateien angegeben haben, wird dieser im Office-Fenster aufgelistet. Suchen und öffnen Sie dort Ihre Datei.

  4. Tippen Sie auf den Namen der Datei, die Sie öffnen möchten.

Tippen Sie auf Zuletzt im Office-Fenster, um eine Liste der zuletzt geöffneten Dateien anzuzeigen. Wenn die Datei, die Sie öffnen möchten, in der Liste enthalten ist, tippen Sie auf den Namen, um sie zu öffnen.Sie können eine Datei dauerhaft an den Anfang der Liste verschieben, indem Sie auf das Pinsymbol neben dem Namen einer Datei tippen. Heften Sie eine Datei an den Anfang der Liste, wenn Sie sie häufig öffnen.

In einer Office für iPad App kann jeweils nur eine Datei geöffnet sein. Sie können z. B. nicht zwei Excel-Arbeitsmappen öffnen und hin und her wechseln, um die beiden zu vergleichen. Office für das iPad ist hartnäckig, wenn Sie nicht mehr als eine Datei öffnen können. Das Programm ist so hartnäckig, dass es die Datei speichert und schließt, die geöffnet ist, wenn Sie auf die Office-Schaltfläche tippen, um eine andere Datei zu öffnen.

Öffnen eines Dokuments in Word für iPad.

In den Office für iPad-Apps ist keine Schaltfläche Speichern vorhanden. Das liegt daran, dass bei Änderungen an Dateien die Änderungen automatisch gespeichert werden, solange AutoSave aktiviert ist. So zeigen Sie an, ob die automatische Speicherung aktiviert ist:

  • Tippen Sie auf die Schaltfläche Datei und notieren Sie im Dropdown-Menü, ob sie aktiviert ist.

  • Beachten Sie die Schaltfläche Datei selbst, ob zwei kleine Pfeile angezeigt werden. Wenn sie erscheinen, ist AutoSave eingeschaltet.

Wenn die automatische Speicherung deaktiviert ist, speichern Sie die Dateien, indem Sie auf die Schaltfläche Datei tippen und im Dropdown-Menü die Option Speichern auswählen.

Schließen einer Datei

Die einzige Möglichkeit zum Schließen einer Datei besteht darin, entweder eine andere Datei zu öffnen oder die App selbst zu schließen. Office für das iPad ist daran besonders. Es bietet keinen Close-Befehl zum Schließen von Dateien. Da Sie nicht zwei Dateien gleichzeitig öffnen können und mindestens eine Datei immer geöffnet sein muss, können Sie eine Datei nur schließen, indem Sie eine andere Datei öffnen oder die Datei schließen.

Erstellen einer Datei

Wenn Sie eine Datei erstellen, werden Sie aufgefordert, eine Vorlage auszuwählen, um festzulegen, wie Ihre Datei aussehen soll. Eine Vorlage ist eine vorformatierte Datei. Einige der Vorlagen sind schrecklich schick; andere sind einfach, falls Sie die Formatierung selbst vornehmen wollen.

Wählen Sie eine Vorlage aus, wenn Sie eine Datei erstellen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Datei zu erstellen:

  1. Tippen Sie auf die Schaltfläche Office.

    Das Office-Fenster wird geöffnet.

  2. Tippen Sie auf Neu.

    Sie sehen Vorlagen zum Erstellen von Dateien. Die Schablonennamen verraten Ihnen etwas darüber, wie Ihre Datei aussehen wird, nachdem Sie sie erstellt haben.

  3. Tippen Sie auf einen Vorlagennamen.

    Ihre neue Datei wird auf dem Bildschirm angezeigt.

  4. Tippen Sie auf die Schaltfläche Datei und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Name.

    Das Fenster "Speichern unter" und die Tastatur werden angezeigt, sodass Sie Ihre Datei benennen und einen Speicherort auswählen können. Standardmäßig werden Dateien in OneDrive im Ordner "Dokumente" gespeichert. Wenn in diesem Ordner die Datei gespeichert werden soll, geben Sie einen Namen ein und tippen Sie auf Speichern. Andernfalls fahren Sie mit Schritt 5 fort.

  5. Wählen Sie aus, wo die Datei gespeichert werden soll.

    Wählen Sie einen OneDrive-Ordner aus, wählen Sie iPad aus, um die Datei auf Ihrem iPad-Gerät zu speichern, oder wählen Sie einen anderen Speicherort aus, wenn Sie einen ausgewählt haben.

  6. Tippen Sie auf das Textfeld Name, geben Sie einen aussagekräftigen Namen für Ihre Datei auf der Tastatur ein und tippen Sie auf die Return-Taste.

Dateien umbenennen und verschieben

Office für das iPad bietet den Befehl Duplizieren zum Umbenennen und Verschieben von Dateien. Dieser Befehl befindet sich im Menü Datei. Es heißt "Duplizieren", da das Duplizieren einer Datei - also das Erstellen einer Kopie - die einzige Möglichkeit ist, Dateien umzubenennen und zu verschieben:

  • Um eine Datei umzubenennen, erstellen Sie eine Kopie unter einem anderen Namen mit dem Befehl Duplizieren.Dann löschen Sie die Originaldatei.

  • Um eine Datei zu verschieben, erstellen Sie eine Kopie an einem anderen Speicherort. Dann löschen Sie das Original.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Datei umzubenennen oder zu verschieben:

  1. Öffnen Sie die Datei, die Sie umbenennen oder verschieben möchten.

  2. Tippen Sie auf die Schaltfläche Datei und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Duplizieren.

    Das Fenster "Name und Position auswählen" wird geöffnet.

  3. Verschieben Sie die Datei an einen anderen Speicherort, geben Sie einen neuen Namen ein oder beides.

    So geht's:

    • Wählen Sie einen Speicherort: Verschieben Sie die Datei in einen OneDrive-Ordner oder auf das iPad.

    • Geben Sie einen Namen ein: Geben Sie einen Namen in das Feld Name ein und tippen Sie auf die Return-Taste.

  4. Tippen Sie auf Speichern.

  5. Löschen Sie die ursprüngliche Kopie der Datei.

Löschen einer Datei in einer Office für iPad-App

Die einfachste Möglichkeit zum Löschen einer in OneDrive gespeicherten Datei besteht darin, die OneDrive-Website in einem Browser zu öffnen und die Datei auf der OneDrive-Website zu löschen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Datei in einer Office für iPad-App zu löschen:

  1. Tippen Sie auf die Office-Schaltfläche.

  2. Suchen Sie die Datei, die Sie löschen möchten.

    Um die Datei zu suchen, tippen Sie auf Letzte oder Öffnen und navigieren Sie zu der Datei.

  3. Tippen Sie auf das Dateisymbol rechts neben dem Dateinamen.

    Das Dropdown-Menü Datei wird angezeigt.

  4. Wählen Sie Löschen.

  5. Wählen Sie in der Bestätigungsmeldung die Option Löschen.

    Das ist alles, was dazu gehört.

Viele Computer verfügen über eine Papierkorbfunktion (Mac) oder einen Papierkorb (Windows), in dem gelöschte Dateien aufbewahrt werden, falls Sie sie wiederherstellen möchten. Das iPad hat so etwas nicht. Dateien, die Sie löschen, werden dauerhaft und unwiderruflich gelöscht. Denken Sie deshalb zweimal nach, bevor Sie eine Datei löschen.

Tippen Sie auf das Dateisymbol und wählen Sie Löschen, um eine Datei zu löschen.