Starten des Berichtsassistenten in Access 2016

Starten des Berichtsassistenten in Access 2016 - dummies

Der Berichtsassistent benötigt einige weitere Entscheidungen von Ihnen als das Berichtswerkzeug, ist jedoch flexibler als das sofortige Berichtstool. .. Hier geht es weiter:

  1. Klicken Sie in Ihrem Datenbankfenster auf die Registerkarte Erstellen des Menübands und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Berichtsassistent. (Es befindet sich direkt im Abschnitt Berichte des Registers.)

    Das Dialogfeld Berichtsassistent wird angezeigt, in dem alle Felder in der aktiven Tabelle aufgeführt sind. Außerdem finden Sie eine Dropdown-Liste, aus der Sie andere Tabellen und Abfragen sowie zwei Spalten mit den Feldern Ausgewählt und Verfügbar auswählen können, mit denen Sie bestimmen können, welche Felder der ausgewählten Tabelle in Ihrem Bericht verwendet werden.

  2. Verwenden Sie die Dropdown-Liste Tabellen / Abfragen, um die Tabelle auszuwählen, mit der Sie beginnen möchten.

    Die Felder der ausgewählten Tabelle werden im Feld Verfügbare Felder angezeigt.

  3. Fügen Sie Ihrem Bericht Felder hinzu, indem Sie im Feld Verfügbare Felder darauf doppelklicken.

    Mit einem Doppelklick fügen Sie die Felder zum Feld Ausgewählte Felder hinzu, und sie werden Teil des Berichts. Sie können auch einmal auf ein Feld klicken und dann auf die Schaltfläche mit einem> -Symbol klicken.

  4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für jede Tabelle und / oder Abfrage in der Datenbank, die Sie in den Bericht aufnehmen möchten. Klicken Sie auf Weiter, um zur nächsten Seite des Berichts-Assistenten zu gelangen. Klicken Sie dann erneut auf Weiter.

    Wenn Sie zu einem beliebigen Zeitpunkt alle Felder in einer bestimmten Tabelle oder Abfrage hinzufügen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche >>, um alle verfügbaren Felder zur Liste der ausgewählten Felder hinzuzufügen.

    Durch zweimaliges Klicken auf Weiter werden Gruppierungsfragen umgangen, die für einen einfachen Bericht oft unnötig sind.

  5. Wählen Sie eine Sortierreihenfolge für Ihren Bericht aus - in der Regel wird nach dem Feld sortiert, das die Benutzer zum Nachschlagen von Informationen im Bericht verwenden. Weiter klicken.

    Wenn Ihr Bericht beispielsweise eine Mitarbeiterliste dokumentiert, ist der Nachname möglicherweise eine gute Wahl. Ein Bericht über Produktverkäufe wäre in der Reihenfolge der Produktnummer oder des Produktnamens nützlich. Sie können nach mehr als einem Feld sortieren, indem Sie bis zu vier Felder zum Sortieren nach und entweder Aufsteigend oder Absteigend für die Sortierreihenfolge in jedem Feld auswählen.

  6. Wenn Sie Felder aus mehr als einer Tabelle ausgewählt haben, werden Sie gefragt, wie Sie sie anzeigen möchten.

    Dies zeigt im Wesentlichen an, welche Tabelle die dominante oder Haupttabelle für den Bericht ist. Wählen Sie im Fall der Demo hier "Ereignisse" aus. Dies ist der Standardwert, da es sich um die Tabelle handelt, aus der Sie die ersten Berichtsfelder ausgewählt haben.

  7. Ein weiterer Schritt, der angezeigt wird, wenn Sie Felder aus mehr als einer Tabelle eingefügt haben, wird unten angezeigt.

    In diesem Schritt legen Sie fest, wie Sie die Datensätze Ihres Berichts gruppieren.EventType wird hier ausgewählt, so dass alle Collections-Events zusammen sind, dann Education, dann Fundraising, in dieser Reihenfolge. Klicken Sie zum Anwenden der Gruppierung auf den Feldnamen in dem Feld auf der linken Seite, und klicken Sie dann auf den nach rechts zeigenden Pfeil. Dadurch wird das ausgewählte Feld in blauer Farbe über den übrigen im Bericht enthaltenen Feldern platziert.

  8. Wählen Sie ein Layout und eine Ausrichtung aus den beiden Optionsfeldern und klicken Sie auf Weiter.

    Die Layoutoptionen (Tabular oder Columnar) sind einfach - Sie möchten Ihren Bericht entweder als Liste (Tabular) oder in Abschnitten (Columnar) anzeigen, in denen jeder Datensatz in einem eigenen Abschnitt angezeigt wird. Justified ist ähnlich wie Tabular, gruppiert jedoch die Felder in einer Art Stapel-Jumble.

    Orientierungsentscheidungen (Hochformat oder Querformat) sind im Allgemeinen einfacher, wenn Sie sich den Bericht in Ihrem Kopf vorstellen - gibt es mehr Felder, als auf ein Blatt von 8,5 Zoll breitem Papier passen? Wenn dies der Fall ist, wählen Sie Querformat, um sich 11 Zoll Papier zu geben (oder 10 Zoll, um die kleinstmögliche Marge zu ermöglichen), über die Ihre Felder erscheinen werden.

  9. Klicken Sie auf Weiter.

    Ein Standardname für Ihren Bericht wird jetzt in diesem nächsten Schritt im Assistenten angezeigt.

  10. Geben Sie Ihrem Bericht einen Namen.

    Geben Sie einen Namen in das lange Feld oben im Dialogfeld ein. An dieser Stelle müssen Sie auch entscheiden, wie Sie die Arbeit beenden möchten - mit einer Vorschau des Berichts oder direkt in die Entwurfsansicht, um weitere Änderungen am Aussehen und Inhalt Ihres Berichts vorzunehmen. Wählen Sie zunächst die Option "Vorschau des Berichts" aus. Dies ist die Standardeinstellung.

    Wenn Sie auf "Fertig stellen" klicken, wird der Bericht in einem Vorschaufenster angezeigt. An diesem Punkt können Sie das Dokument drucken oder für die spätere Verwendung speichern. (Drücken Sie Strg + S oder klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, und geben Sie dem Bericht einen Namen, wenn Sie dazu aufgefordert werden, sich um das Speichern zu kümmern.)

    Nach dem Speichern - oder wenn Sie es nicht speichern müssen oder Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte des Berichts und wählen Sie im Popup-Menü die Option Schließen. Wenn Sie weitere Änderungen vornehmen und sich nicht zum Speichern entschieden haben, werden Sie gefragt, ob Sie ohne Speichern schließen möchten.

    Natürlich möchten Sie wahrscheinlich Änderungen am Bericht vornehmen, wie z. B. das Ändern der Spaltenbreite bei abgeschnittenen Informationen, z. B. Feldnamen (siehe Labels FundNeeded und FundsRaised) und deren Daten (siehe Etikett EventDate). und Daten), wie unten gezeigt. Dies geschieht entweder in der Entwurfs- oder Layoutansicht, und um zu einer der Ansichten zu wechseln, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte des Berichts und wählen Sie aus dem Popup die gewünschte Ansicht aus.