Erstellen einer Kopie von Datendateien eines Buchhalters in QuickBooks 2011

Erstellen einer Kopie von Datendateien eines Buchhalters in QuickBooks 2011 - Dummies

QuickBooks erleichtert es Buchhaltern, mit Clientdatendateien zu arbeiten. Sie können den Client die Funktion "Kopieren" des Buchhalters in QuickBooks verwenden lassen und per E-Mail oder per Post eine Kopie der QuickBooks-Datendatei senden. Sie können dann die Kopie der Datendatei dieses Buchhalters überprüfen, Korrekturen oder Änderungen vornehmen und die Änderungen dann an den Client zurücksenden. Der Kunde kann diese Änderungen dann einfach in seine bestehende QuickBooks-Datei importieren und auf seine lustige Art und Weise loslegen. Ziemlich sauber, nicht wahr?

Ihr Kunde erstellt die Kopie des Buchhalters der QuickBooks-Datendatei mit seiner Version von QuickBooks und der echten Datendatei. Glücklicherweise ist der Prozess sehr einfach. Folgendes muss Ihr Kunde tun:

  1. Wählen Sie Datei → Kopie des Buchhalters → Kundenaktivitäten → Datei speichern.

    QuickBooks zeigt zuerst eine Meldung an, in der der Client gefragt wird, ob er eine

    • Eine Buchhalter ' s Kopie der Datei möchte.

    • Eine tragbare oder Sicherung Kopie der Datei.

    Sie können eine Kopie eines Buchhalters erstellen, indem Sie Datei → Kopie erstellen wählen und dann die Schaltfläche Kopieren des Buchhalters wählen.

    Eine portable Datei ist eine echte Live-Kopie der QuickBooks-Datendatei, die leicht verkleinert wurde, sodass sie leichter verschoben werden kann (z. B. per E-Mail als Anhang). Eine Backup Datei ist eine zweite Sicherungskopie der QuickBooks-Datei, die Sie erstellen (normalerweise), damit Sie eine Kopie der QuickBooks-Datendatei haben, falls die ursprüngliche QuickBooks-Datendatei beschädigt ist.

  2. Wählen Sie Buchhaltung kopieren und klicken Sie dann auf Weiter, um fortzufahren.

  3. Geben Sie ein Teilungsdatum an.

    Transaktionen, die vor diesem Datum liegen, können in der Kopie des Buchhalters nur bearbeitet werden . Transaktionen, die nach diesen Daten fallen, können sowohl in der Kopie des Buchhalters als auch in der Kopie des Kunden bearbeitet werden.

  4. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

    Eine weitere Meldung wird angezeigt, die dem Client mitteilt, dass QuickBooks alle Fenster schließen muss, um eine Kopie des Buchhalters zu erstellen. QuickBooks kann den Client auch anweisen, eine Diskette einzulegen.

  5. Klicken Sie auf OK und legen Sie die Diskette ein (falls erforderlich).

    QuickBooks zeigt das Dialogfeld Kopie des Buchhalters speichern an.

  6. Benennen Sie die Kopie des Buchhalters und wählen Sie aus, wo sie gespeichert werden soll.

    Der Kunde muss sich merken, wo die Kopie der Datei des Buchhalters gespeichert wird. Diese Datei wird dem Buchhalter - per E-Mail, Snail-Mail oder auf einer Festplatte gespeichert - zur Verfügung gestellt, damit der Buchhalter sie verwenden kann.

  7. Klicken Sie auf Speichern.

    Der Client muss diese Datei dann an Sie senden.

    Ihr E-Mail-Anbieter kann die Größe von Anhängen (einschließlich QuickBooks-Dateien) beschränken, die Sie per E-Mail senden oder empfangen können. Wenn die Größe zu groß ist, können Sie die QuickBooks-Datei auf die Intuit-Website hochladen, indem Sie Datei → Buchhaltung des Buchhalters → Kundenaktivitäten → An Buchhalter senden auswählen. Intuit sendet Ihnen dann eine Nachricht mit einem anklickbaren Link, mit dem Sie die Datei erfassen können.

Offensichtlich kann es nicht Ihr Kunde sein, der diese Schritte unternimmt; Sie müssen vielleicht die schmutzige Arbeit erledigen. In beiden Fällen funktioniert der Prozess jedoch. Beachten Sie jedoch, dass die Echtzeiteinsparungen für den Buchhalter und die Kosteneinsparungen für den Client auftreten, wenn Sie den Client den Befehl auswählen und mit dem Dialogfeld arbeiten können. Sie können dann die abrechenbare Zeit für die Arbeit mit QuickBooks-Daten berechnen, anstatt mit der Datei herumzufummeln.