Beheben von Rechnungsfehlern mit QuickBooks 2005

Beheben von Rechnungsfehlern mit QuickBooks 2005 - Dummies

Sie verwenden das QuickBooks-Rechnungsformular, um Kunden für die von Ihnen verkauften Waren in Rechnung zu stellen. Niemand ist perfekt, also müssen Sie sich nicht über Fehler aufregen, die Sie bei der Eingabe von Informationen in Rechnungen machen. Wenn Sie dies jedoch tun, gibt es einige Möglichkeiten, häufige Fehler zu beheben.

Wenn die Rechnung immer noch auf dem Bildschirm angezeigt wird

Wenn die Rechnung weiterhin auf dem Bildschirm angezeigt wird, können Sie den Cursor einfach auf die falsche Box oder Schaltfläche bewegen und den Fehler beheben. Da die meisten Informationen, die Sie im Fenster "Rechnungen erstellen" eingeben, kurz und knackig sind, können Sie den Inhalt einiger Felder einfach ersetzen, indem Sie über das bereits Vorhandene tippen. Um wieder von vorn zu beginnen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Löschen. Klicken Sie auf Speichern & Neu, um die Rechnung zu speichern, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben.

Wenn Sie eine Zeile in der Mitte der Rechnung einfügen müssen, klicken Sie mit der rechten Maustaste, um ein Verknüpfungsmenü anzuzeigen, und wählen Sie im angezeigten Kontextmenü die Option Zeile einfügen oder Zeile löschen.

Wenn die Rechnung nicht auf dem Bildschirm angezeigt wird

Wenn die Rechnung nicht auf dem Bildschirm angezeigt wird, aber noch nicht gedruckt wurde, können Sie mit den Schaltflächen "Weiter" und "Zurück" durch die Rechnungen blättern. Wenn Sie zu dem mit dem Fehler gelangen, beheben Sie einfach den Fehler wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Wenn Sie einen Fehler bei der Fixierung der Rechnung machen, können Sie auf die Schaltfläche Zurücksetzen klicken, um zur gespeicherten Rechnung zurückzukehren. Die Schaltfläche "Zurücksetzen" ersetzt die Schaltfläche "Löschen", wenn Sie eine vorhandene Rechnung anzeigen, dh eine Rechnung, die Sie bereits gespeichert haben.

Wenn Sie die Rechnung ausgedruckt haben, können Sie auch die in den vorhergehenden Absätzen beschriebene Art der Änderung vornehmen. Beispielsweise können Sie die Rechnungen durchblättern, bis Sie die (jetzt gedruckte) finden, die den Fehler aufweist. Und Sie können den Fehler ändern und die Rechnung erneut ausdrucken. Vielleicht möchten Sie diesen Weg jedoch nicht gehen, wenn Sie die Rechnung bereits verschickt haben. Möglicherweise möchten Sie die Fakturierung durch Ausstellung einer Gutschrift (falls die ursprüngliche Rechnung überhöht ist) oder einer anderen Rechnung (falls die ursprüngliche Rechnung zu niedrig belastet wird) in Erwägung ziehen. Der Grund, warum Sie eine Gutschrift oder eine andere Rechnung ausstellen möchten, ist, dass das Leben furchtbar unordentlich wird, wenn Sie oder Ihr Kunde mehrere Kopien der gleichen Rechnung herumschweben lassen und Verwirrung stiften.

Löschen einer Rechnung

Sie können Rechnungen auch löschen. Prozedurlich ist das Löschen einer Rechnung einfach. Sie zeigen die Rechnung einfach im Fenster Rechnungen erstellen an und wählen Bearbeiten -> Rechnung löschen. Wenn Sie von QuickBooks aufgefordert werden, das Löschen zu bestätigen, klicken Sie auf Ja. Aber lesen Sie zuerst den folgenden Absatz.Sie möchten die Rechnung möglicherweise nicht löschen ...

Auch wenn das Löschen von Rechnungen einfach ist, sollten Sie es nicht zufällig oder aus Spaß machen. Das Löschen einer Rechnung ist in Ordnung, wenn Sie es gerade erst erstellt haben. Nur du hast es gesehen, und du hast es noch nicht gedruckt. In diesem Fall muss niemand wissen, dass Sie einen Fehler gemacht haben. Es ist dein Geheimnis. Aber die restliche Zeit - auch wenn Sie eine Rechnung erstellt haben, die Sie später nicht mehr benötigen - sollten Sie eine Kopie der Rechnung im QuickBooks-System aufbewahren. Auf diese Weise haben Sie eine Aufzeichnung, dass die Rechnung existierte, was es normalerweise einfacher macht, Fragen später zu beantworten.

"Aber wie korrigiere ich meine Bücher, wenn ich die Scheinrechnung verlasse? " du fragst. Gute Frage. Um Ihre Finanzdaten für die Rechnung zu korrigieren, die Sie nicht mehr zählen möchten, müssen Sie die Rechnung einfach entwerten . Die Rechnung bleibt in dem QuickBooks-System, aber QuickBooks zählt es nicht, da es seine Menge und Menge Informationen verliert. Gute Nachrichten - das Stornieren einer Rechnung ist genauso einfach wie das Löschen einer Rechnung. Zeigen Sie die Rechnung einfach im Fenster Rechnungen erstellen an und wählen Sie dann Bearbeiten -> Rechnung stornieren.