Finden von Datensätzen in Ihren Access 2003-Tabellen

Suchen nach Datensätzen in Ihren Access 2003-Tabellen - Dummies

Wenn Sie einen bestimmten Datensatz aufspüren möchten, stellt das Erstellen einer Abfrage zu viel des Guten dar. Glücklicherweise kann Access 2003 schnell ein bestimmtes Stück finden. von Daten in den Tabellen und Formularen Ihres Projekts: Der Befehl Suchen.

Suchen ist sowohl in der Symbolleiste als auch über das Hauptmenü verfügbar. (Wählen Sie Bearbeiten -> Suchen. Tastaturorientierte Personen können Strg + F drücken.) 2003 ist es egal, auf welche Weise Sie den Suchbefehl auslösen - er funktioniert auf beiden Wegen genauso.

Der Suchbefehl ist zwar ziemlich einfach zu bedienen, aber Mit ein paar Tricks macht es seine beste Arbeit.Nachdem Sie die Find-Grundlagen kennen (im nächsten Abschnitt behandelt), können Sie den Suchbefehl fein abstimmen, indem Sie die Tipps im Abschnitt "Optimieren der Suche nach Geschwindigkeit und Genauigkeit, "Später in diesem Artikel. Dieser Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie die Sucheinstellungen für detailliertere Suchmissionen optimieren.

Das Wichtigste zuerst finden (und das nächste Dinge danach

Die Verwendung des Suchbefehls ist eine einfache Aufgabe. So funktioniert es:

1. Öffnen Sie die Tabelle oder das Formular, das Sie durchsuchen möchten.

Ja, Find funktioniert sowohl in der Datenblattansicht als auch mit Zugriffsformularen.

2. Klicken Sie auf das Feld, das Sie durchsuchen möchten.

Der Suchbefehl durchsucht das aktuelle Feld in allen Datensätzen der Tabelle. Stellen Sie daher sicher, dass Sie auf das rechte Feld klicken, bevor Sie den Suchvorgang starten. Access 2003 kümmert sich nicht darum, auf welchen Datensatz Sie klicken - solange Sie das richtige Feld treffen, ist Access glücklich. (Und es ist wichtig, dass Sie Ihre Software glücklich machen!)

3. Starten Sie den Befehl "Suchen", indem Sie auf die Schaltfläche "Suchen" in der Symbolleiste klicken (mit dem Fernglas darauf) oder auf Bearbeiten -> Suchen klicken.

Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen wird aktiviert.

4. Geben Sie den gesuchten Text in das Feld Suchen nach ein, wie in Abbildung 1 dargestellt.

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihre Rechtschreibung zu überprüfen, bevor Sie mit der Suche beginnen. Der Zugriff ist nicht hell genug, um herauszufinden, dass Sie eigentlich Held sind, wenn Sie Null eingeben.

Abbildung 1: Das Dialogfeld "Suchen und Ersetzen" bereitet sich darauf vor, seine Arbeit zu erledigen.

5. Klicken Sie auf Weitersuchen, um Ihre Suche zu starten.

Bevor Sie mit einem Achtelwert rechnen können, sucht der Befehl "Suchen" den gewünschten Datensatz, bewegt den Cursor dorthin und markiert den passenden Text. Wenn Find jedoch nichts findet, beklagt es seinen Fehler in einem kleinen Dialogfeld.

6. Wenn Suchen nicht gefunden hat, wonach Sie gesucht haben:

• a. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu entfernen.

• b. Vergewissern Sie sich, dass Sie in das richtige Feld geklickt und alles korrekt im Feld Suchen nach geschrieben haben.

• Sie können auch die speziellen Suchoptionen überprüfen, die im nächsten Abschnitt behandelt werden, um zu sehen, ob einer von ihnen Ihre Suche durcheinander bringt.

• c. Klicken Sie erneut auf Weitersuchen.

Was ist, wenn der erste Datensatz, den Access findet, nicht der ist, nach dem Sie suchen? Angenommen, Sie wollen den zweiten, dritten oder vierzehnten John Smith in der Tabelle? Kein Problem - deshalb enthält das Dialogfeld "Suchen und Ersetzen" die Schaltfläche "Weiter suchen". Klicken Sie weiter auf "Weitersuchen", bis Access den gewünschten Datensatz erreicht oder Ihnen mitteilt, dass die Suche beendet wird.

Eine Suche nach Geschwindigkeit und Genauigkeit optimieren

Manchmal genügt es nicht, die Informationen im Feld "Suchen nach" anzugeben. Entweder finden Sie zu viele Datensätze oder diejenigen, die übereinstimmen, sind nicht die gewünschten. Der beste Weg, um die Anzahl der falschen Übereinstimmungen zu reduzieren, ist es, mehr Details zu Ihrer Suche hinzuzufügen.

Die präzise Einstellung macht die Verfolgung auch schneller.

Access bietet mehrere Tools zur Feinabstimmung einer Suche. Öffnen Sie das Dialogfeld Suchen und Ersetzen, indem Sie auf die Schaltfläche Suchen in der Symbolleiste klicken oder Bearbeiten -> Suchen wählen. Die folgende Liste beschreibt die Verwendung der verschiedenen Optionen:

  • Look In: ​​ Standardmäßig sucht Access nur im aktuellen Feld nach Übereinstimmungen - welches Feld Sie auch vor dem Start des Suchbefehls angeklickt haben. Um Access anzuweisen, die ganze Tabelle zu durchsuchen, ändern Sie die Einstellung Suchen in auf die Tabelle , , wie in Abbildung 2 gezeigt.

Abbildung 2: Um die gesamte Tabelle zu durchsuchen, ändern Sie den Look In der Einstellung.

  • Treffer: Access macht ein paar dumme Annahmen, und diese Einstellung ist ein gutes Beispiel. Standardmäßig ist "Übereinstimmung" auf "Ganzes Feld" gesetzt, wobei davon ausgegangen wird, dass nur Felder gesucht werden sollen, deren Ihrem Suchtext vollständig entspricht . Die Einstellung Ganzes Feld bedeutet, dass bei der Suche nach Sam keine Felder gefunden werden, die Samuel, Samantha, oder Mosam enthalten. Nicht zu hell für so ein teures Programm, oder? Ändern Sie dieses Verhalten, indem Sie die Einstellung "Übereinstimmung" auf "Beliebiger Teil des Felds" einstellen, wodurch eine Übereinstimmung in einem Feld (sowohl Samuel als auch neues Beispielprodukt ) oder was nur eine Übereinstimmung erkennt, die am Anfang des Feldes beginnt. Um diese Einstellung zu ändern, klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Feld (siehe Abbildung 3) und treffen Sie Ihre Auswahl aus dem angezeigten Dropdown-Menü.


Abbildung 3: Schauen Sie sich diese kleinen Felder an, indem Sie die Option "Match" verwenden.

  • Suchen: Wenn Sie zu viele Übereinstimmungen finden, versuchen Sie, Ihre Suche mit der Suchoption auf einen bestimmten Teil der Tabelle zu beschränken. Die Suche teilt dem Suchbefehl mit, dass entweder

gesucht werden soll • Bei allen Datensätzen in der Tabelle (Standardeinstellung)

• Nach oben oder unten beim aktuellen Datensatz

    Auf einen Datensatz in der Mitte der Tabelle klicken und dann search Down von dort beschränkt Ihre Suche auf den unteren Teil der Tabelle.
    Optimieren Sie Ihre Sucheinstellungen, indem Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Suchfeld klicken und die entsprechende Auswahl aus dem Dropdown-Menü auswählen.
  • Match Case: Match Case erfordert, dass der Begriff, nach dem Sie suchen, genau derselbe ist wie der in der Datenbank gespeicherte Wert, einschließlich des Falls der Zeichen. Mit anderen Worten, wenn die Datenbank den ungerade großgeschriebenen Namen SmItH enthält, findet Match Case diesen Wert nur, wenn Sie nach dem Namen suchen, der genau dieselbe ungerade Groß- / Kleinschreibung verwendet (in diesem Fall SmItH) . Match Case funktioniert sehr gut, wenn Sie Ihre Datenbank nach Namen durchsuchen.
  • Suchfelder im Format: Mit dieser Option wird Access angewiesen, die formatierte Version des Felds anstelle der tatsächlich eingegebenen Daten anzuzeigen. Die Suche auf diese Weise einzuschränken ist praktisch, wenn Sie nach Terminen, Lagerhaltungs-IDs oder anderen Feldern suchen, die über eine spezielle Formatierung verfügen. Aktivieren Sie die Suchfelder als formatiert, indem Sie auf das Kontrollkästchen daneben klicken. Diese Einstellung funktioniert nicht mit "Übereinstimmungsfall". Wenn "Übereinstimmungsfall" aktiviert ist, wird die Option "Felder als formatiert suchen" abgeblendet angezeigt. Deaktivieren Sie in diesem Fall Match Case, um Suchfelder als formatiert anzuzeigen.
    Die meiste Zeit macht diese Option in deinem Leben keinen großen Unterschied. Tatsächlich interessieren Sie sich wahrscheinlich nur dann für diese Suchoption, wenn (oder wenn) Sie viele stark formatierte Felder durchsuchen.

Wenn Ihr Suchbefehl nicht so funktioniert, wie Sie denken, sollten Sie die Optionen in der vorherigen Liste überprüfen. Chancen sind, dass eine oder mehrere dieser Optionen nicht ganz richtig eingestellt sind!